众多工作分析方法,HR如何选择运用?

文|丛晓萌

一、什么是工作分析及概述

一个组织的建立最终会导致一批工作的出现,而这些工作需要由特定的人员来承担。工作分析就是与此相关的一道程序,通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析,可以确定该项工作的任务、性质和相对价值,以及哪些类型的人适合从事这一工作。   工作分析的过程主要调研完成工作的要求、周期和范围,并着眼于工作本身的特点,而不是工作者的状况。

       工作分析的主要任务:明确“6W+1H”。

What——做什么?工作分析需要明确任职者所从事的工作,具体指工作内容、岗位需求、组织结构。

Why——为什么?工作分析需要明确任职者的工作目的,具体指工作存在价值及存在条件。

Who——谁来做?工作分析需要明确对任职者的要求,具体指岗位任职要求。

When——何时做?工作分析需要明确对工作活动的时间要求,具体指工作性质。

Where——在哪里?工作分析需要明确对工作环境的要求,具体指工作环境。

For Whom——为谁做?工作分析需明确工作中与哪些人发生关系,具体管理权限。

How——如何做?工作分析需明确任职者应该如何从事工作活动,具体指工作流程。

总而言之,工作分析是一个了解任职者应该做什么工作和为什么需要做的过程,工作分析是一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程。

       工作分析的作用:

1、为制定的有效的人力资源配置计划奠定基础:工作分析的结果,可以有效地为人力资源配置预测和计划提供可靠的依据,我们可以预测在未来的一段时间里有待完成的工作量,并分析每个员工可承担的工作量。如果预测表明,现有工作量已大于员工可承担能力,那么人力资源部就要帮助业务部门做好未来人员配置计划并上报批准。
2、为招聘工作奠定基础:工作分析的信息可以帮助公司制定招聘时的挑选标准。

3、为员工职业规划方案奠定基础:通过与工作责任要求对照,员工可以发现自己在哪些方面存在不足,从而可以有针对性的提高自己,以便为促进职业生涯的进步创造条件。从公司的角度看,公司在促进员工发展提高方面所进行的各种培训和内部培养工作,其目的也是在员工工作责任和要求基础上的提高他们的各种技能和知识。

4、为培训和开发的方案制定奠定基础:工作分析中的要求,并非每个任职者都能够满足和达到的,必须需要不断培训,不断开发。因此,可以按照工作分析的结果,设计和制定培训方案,根据实际工作要求和聘用人员的不同情况,有区别、有针对性的安排培训内容和方案,以培训促进任职者工作技能的发展,提高工作效率。

5、为绩效考核工作奠定基础:通过工作分析的大量信息的收集、分析,使绩效考核的结果更具客观性和针对性,也可以作为职级提升的条件和要求。同时,还可以制定合理的业绩管理标准。
6、为薪酬决策奠定基础:员工所从事的工作难度越大,就应该给予适当的高薪。工作分析信息可用来确定任务、职责和责任的权重,对难度较大的工作给予较大的权数,从而付给更高的报酬。制定合理的岗位级别矩阵和相应的级别工资。把薪酬制度建立在工作分析的基础上,就能够制定出比较合理公平的薪酬管理制度。

7、人才的录取提供辅助作用:帮助新员工进入职业角色。
8、为改善岗位设计和工作环境奠定基础:通过工作分析,建立岗位工作规范,发现工作中不利于发挥人们积极性及影响安全工作的因素,从而改善岗位设计和整个工作环境,从而最大程度的调动工作积极性和发挥技能水平,是人们在更适合于身心健康的安全舒适的环境中工作。

9、为生产率改善方案奠定基础:通过工作分析,一方面,制定了明确的工作责任要求,建立起规范的工作程序,使工作职责明确,目标清楚;另一方面,明确了关键的工作环节和业绩考核标准,使员工能更合理地、主动地安排工作,增强他们的工作满意感,从而提高工作效率。

二、工作分析的方法:

工作分析的主要方法有访谈法、问卷法、文献分析法、主题专家会议法、观察分析法、工作日志法、工作实践法、关键事件法,各自优缺点如下:

       1、访谈法:

        优点收集方式简单,可获得完全的工作资料而免去员工填写问卷之麻烦;可以不拘形式,可随时补充和反问;发现管理隐性问题;

        缺点信息可能受到扭曲-因访谈者怀疑分析者的动机、或分析者访谈者技巧不佳等因素造成信息的扭曲;分析项目繁杂时,费时成本高;占去员工时间,妨碍生产。
2
、问卷法:

       优点内容有针对性,员工容易作答;节约时间成本低,短时间内获取大量信息;事后对结果的处理和分析容易进行;员工有参与感,有助于双方计划的了解。
缺点
一般员工不愿意花费时间正确填写问卷;可能导致调查结果的偏差;不能准确地描述他们的工作任务。

3、文献分析法:

       优点信息可靠性高,成本低;容易掌握有关岗位的信息。

       缺点整理信息工作量大;可能会产生信息失真。
       4、主题专家会议法

       优点:操作简单、成本低,,适用性强;有利于工作分析结果最大限度的得到企业的认同以及后期的推广。
       缺点其结构化程度低,缺乏客观性,费时成本高;会受到与会专家的知识水平及其相关工作背景的制约。  
5
、观察分析法:

       优点有助于了解岗位比较客观的信息;能澄清某些疑问;能直观得到岗位要求的个人资格。

      缺点分析者对任职者造成压力;不易观察到一些突发事件;不适用于工作周期长的岗位。

       6、工作日志法:

       优点对工作充分了解,有助于主管和员工的面谈;避免遗漏,可以收集到最详尽的资料。

       缺点:任职者可能合理夸张或隐瞒某些活动;费时、成本高且干扰员工工作。
7、工作实践法:

       优点比面谈询问、问卷调查等方法,能获得更真实可靠的数据资料;可以准确地了解工作的实际任务和体力、环境、社会方面的要求,适用于短期内可以掌握的工作。

       缺点:由于工作分析人员本身知识与技能的局限,使工作实践法运用范围很窄;不适用于在现代化大生产条件下,对操作的技术难度,工作频率,质量要求高及有危险性的职务。

       8、关键事件法:

       优点:是研究的焦点集中在职务行为上,因为行为是可观察的、可测量的。同时,通过这种职务分析可以确定行为的任何可能的利益和作用。

       缺点:一是费时,需要花大量的时间去搜集那些关键事件,并加以概括和分类;二是关键事件的定义是显著的对工作绩效有效或无效的事件,但是,这就遗漏了平均绩效水平。而对工作来说,最重要的一点就是要描述“平均”的职务绩效。利用关键事件法,对中等绩效的员工就难以涉及,因而全面的职务分析工作就不能完成。

        工作分析的方法选择:

在选择工作分析方法时,关键是考虑方法和目的的匹配性,成本可行性以及该方法对所研究的情况的适用性。一般来说,企业需要考虑因素如下:

(1)目的:选择与目的相匹配的分析方法能节约成本,提高效率。如以人力资源调查和薪酬调查制定为目的的工作分析可以选择问卷法。
(2)成本:各种方法所要求的时间和精力的消耗不同,由此带来选择各方法的成本不一样。企业应根据自身的实际情况,选择合适方法。如成本较低的方法有文献分析法、问卷法、工作日志法等;访谈法、关键事件法需要花费大量的时间和精力,成本较高。
(3)工作性质:组织机构和技术对工作分析方法的选择有一定程度的影响。不同工作其复杂程度、技术水平及其周期长短各不相同,工作分析方法也有差异。如观察分析法和工作实践法适用于工作简单、技术水平不高和周期较短的工作;而相反的可选用访谈法、工作日志法等。
(4)待分析的工作样本数量:如果工作样本数量多,可选用问卷法,比较经济;样本数量少的,可选用访谈法等。
(5)任职者情况:因为任职者对事物认知水平不同,任职者能否理解并接受相应的工作分析方法是重要考虑因素。因此应该对于不同层次的人员采取不同的分析方法。例如:对于一般员工常选用问卷法、工作日志法;而对于高层次的管理者,问卷法和访谈法则更为适用。

       Tips1:工作分析的作用很多,因此做好工作分析很有必要。

       Tips2:工作分析方法各异,需要根据工作分析的目的、成本、工作性质、样本数量、任职者情况来选择不同的工作分析方法,适合就是最好的。

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