做好这7个管理系统,招聘效率提升50%

文|刘仕祥

系统地搭建招聘体系,无非是做好七个管理:招聘需求管理、招聘渠道管理、招聘广告管理、候选人管理、面试流程管理、面试官管理、候选人跟踪管理。如果你能够做好这七个管理的细节,那你的面试效率就会大大提升。

一、招聘需求管理

招聘需求一般由用人部门提出,公司领导批准后执行。Hr执行招聘计划的唯一依据就是招聘需求。凡是招聘,都应由公司领导或根据公司权限手册确定的流程,确定需求后,再进行招聘。很多hr,之所以会忙,是因为今天用人部门说招一个文员,明天用人部门说招一个工程师,而这些需求都是没有经过审批的,这会让hr做很多无用功。很多hr把人招到后,结果公司领导说这个人不能招,就白忙活了。要避免这一点,hr就必须做好招聘需求管理。

招聘需求管理,hr能做的,是和用人部门沟通该岗位是否需要招聘,以及协助上级领导做好决策。每当一个新的空缺出现,都要分析它在整个单位的作用。花些时间看看是不是需要做一些调整,使该岗位更能发挥效用。首先应明确单位的目标是否有过变化?为了适应这种变化该工作是否作过调整?询问其他部门对该工作的期望,这些期望是否都得到了满足。设想一下该工作需要的知识水平和技能,看是否可能通过本次招聘为单位注入新知识、新技能?还要考虑该工作是否需要较强的沟通技巧,比如是否需要与客户或其他部门密切联系?
并非所有空缺岗位都需要填补。在千变万化的商业环境中对某一岗位的需要量求可能只是暂时的。Hr要分析,岗位空缺出来后,是否一定要填补?如果一定要填补,那就要考虑招聘渠道的问题了。

二、招聘渠道管理

确定招聘需求后,就要确定要去哪里招聘。招聘渠道主要分为内部渠道和外部渠道。Hr在接到招聘需求的时候,要跟用人部门沟通,这个岗位在内部是否有人可以填补?其实许多公司都鼓励这种做法,有些公司还在外部刊登广告之前坚持先在内部公布空缺岗位。面试内部应聘者要容易得多,因为他们已经熟悉公司情况及其工作氛围。但不要忘记他们最初被招进来是做不同工作的,他们适合现在的工作吗?另外内部招聘并不能降低总费用。如果内部的人一旦来填补这一岗位,他们原来的岗位也需要填补。但相对来说,这样可能会降低招聘的难度,从而提升招聘效率。比如,一家公司要招聘采购文员,这个文员需要对公司的产品等很熟悉,如果从外部招聘,可能会比较难,但是如果从生产部调一个文员过来,再从外部招聘一个生产文员,可能会相对来说简单一些。
总之,做好招聘渠道的管理,不是要你选择最好的渠道,而是要你选择最适合而且能让快速补充候选人的渠道。

三、招聘广告管理

无论是内部招聘渠道还是外部招聘渠道,招聘广告都是必须的。招聘广告的最大作用,是吸引最多的求职者过来应聘。

招聘广告包含公司的描述、公司的福利、岗位职责、岗位要求、岗位待遇等。

公司的描述,应该把公司的成立时间(如果很久),公司的股东背景、规模、公司理念、核心优势等描述出来。福利方面,五险一金、上班时间、是否有其他补贴等,都是对候选人的吸引要素。

至于岗位职责方面,应在工作岗位描述中将其职责和任务具体化。该工作需要的技能、经历和对个人的具体要求都应罗列其中。编写岗位描述时,切勿淡化工作中的困难。岗位职责描述要准确,这样登广告时才能将正确的信息传达给应聘者,以便找到满意的人选,避免误会的发生。岗位职责描述应将工作头衔和上下级关系包括在内。描述主要职责时,将期望新雇员取得的成绩具体化。描述日常工作时,尽量使用诸如“联络”或“发展”之类的动词,这样新雇员就会清楚自己需要做什么。

岗位要求方面,应清楚描述理想人选所具备的条件,就可以将工作的要求具体化。把工作分成不同的几块,逐一考虑。(教育和证书,经历、培训和技术能力,主要性格特点、特殊能力如驾驶,智力和情感因素)

岗位待遇方面,应查看其他公司类似工作岗位的工资水平,做到对外有一定的竞争力。

只有招聘广告做好,才能吸引求职者。

四、候选人管理

作为一个高效的招聘hr,做好候选人的管理是一件很重要的事。很多hr早上一来公司,就打开招聘网站,然后查看简历,发现合适的,马上给他打电话,在电话中,发现沟通不错的,就发邮件约面试,一个上午下来,发现打了很多电话,也发了很多邮件,结果第二天,没有一个人来。至于为什么不来,也不知道。想打个电话问问,发现昨天没有聊天记录,所以,忙了半天,一无所获。这样做招聘怎么会有效率呢?所以,一定要做好候选人管理工作。

1、不管是否合适,简历一定要下载保存,并做好记录。很多hr给候选人打电话后,聊了很久,发现不合适,就接着联系下一个了,其实,这有可能浪费了一份好简历。因为你跟他联系那么久,现在不合适,说不定以后合适,等你需要他的时候,你却无法联系到他了。所以,所有简历都要下载下来,分类管理。

2、做好电话沟通的记录。如果时间允许,建议你做一个表格,记录你和所有候选人聊天的要点。包括候选人看重的要素,候选人为什么不合适等,都要记录下来,下次翻出来看的时候,你就知道这个候选人的情况。

3、做好候选人面试记录。这个主要是记录成功邀约的候选人的情况。比如你约了候选人,他什么时候来面试,电话多少等,第二天,他如果不来,你马上就可以给他电话,做到持续跟踪。

总之,候选人要管理,不管理就等于白费功夫了。

五、面试流程管理

候选人约过来后,公司的所有一切,就尽收候选人的眼里。现在是双向选择的时代,企业可以选择候选人,候选人也会选择企业,而面试流程就是给候选人的第一印象。比如,以前,我去一家公司应聘,去到之后,跟前台说是过来面试的,结果等了十几分钟,前台过来说,麻烦你稍等一下,我们公司hr正在打印应聘登记表。我一听,我就知道他们准备不足,对候选人不够重视。后来跟他们聊了几分钟,大家都好像没有来电,我很快就提出来要走了。

其实,在面试之前,hr就要设计好面试的流程。

第一,候选人过来后,前台要起立,欢迎候选人过来面试。然后按步骤询问面试的岗位,做好应聘登记等,之后请候选人到相应的面试间,填写应聘信息等。

第二,前台通知hr和面试官面试。此时,hr要做好候选人的招待工作。按照公司的面试流程,做好测试等工作。在这个过程中,不要让候选人等到太长时间,如果二面面试官在忙,hr应该尽量和候选人沟通,做到不让候选人空等。

第三,最后,面试完毕,告知候选人下一步的工作计划。

第四,送候选人出公司。

当然,这些只是基本流程,中间会有很多细节,还需要大家自己去设计。

六、面试官管理

面试官管理是很重要的。有一些公司,面试官不专业,问的问题根本就无法考察候选人的真实水平,这会让候选人怀疑公司的管理水平,大大降低他们入职的意愿。记得有一个朋友跟我说,他招聘了一个软件工程师,在面试的时候,他们聊得很好,后来,朋友去请研发部经理过来面试,结果研发经理聊了十分钟,就跟朋友说可以办理入职。后来朋友跟候选人联系,候选人说,我对你们公司的研发水平有点怀疑,那天那个经理根本就没有问过我专业方面的问题,就觉得录取我,我觉得有点诧异。所以我要考虑一下。后来,这个候选人没有去朋友公司上班。可见,面试官的水平,也是吸引候选人入职的一个重要因素,如果面试官不专业,可能会失去一个不错的候选人。所以,不要以为面试官不重要,可能面试官是整个面试环节中最重要的。毕竟,谁都想找一个大牛,来帮助自己的职业生涯有所发展。

所以,企业在面试之前,一定要做好面试官的培训,让面试官知道该聊什么,怎么聊等。

七、候选人跟踪管理

就算前面所有的环节都不错,但是候选人没有跟踪,也有可能会失去他。因为现在的人才竞争很激烈,稍有差池,他可能就去了别的公司上班。当然,候选人跟踪管理,不仅仅是跟踪候选人,还要做好候选人的入职管理、背景调查、维护好候选人的。

1、入职管理。候选人确定要入职后,hr工作效率一定要高,能今天走完入职流程的,就不要拖到明天,否则变化的概率很大。能让他今天入职的,就不要拖到明天。这样也是提高招聘效率的一个重要方面。

2、背景调查。背景调查尽量在征求候选人的同意之后再做。因为有些候选人不希望在职期间去做,如果在职期间做,就要问问候选人的意见,以免节外生枝。

3、维护好候选人。有些候选人可能需要一个月之后再上班,这个时候,为了能让候选人去你公司上班,你需要做一些事情,比如,可以让他先填写入职申请表,或者交一些入职的资料,比如身份证、体检报告等,这些东西交了后,他心里就有了一个跟公司达成的承诺,违约的几率就大大降低。

  做好以上七点,我相信,你的招聘效率一定会有所提升!希望对你有帮助!

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