3项注意4大亮点,保障校招系统顺利上线!

通常来说,企业在决定采用SaaS后,最关键的步骤就是系统的交付实施。只有用户实际投入使用系统,才意味着“数字化”正式从“概念”进阶到“实践”,开始真正发挥它的作用与价值。

然而在企业内部新上线一个系统,往往会遇到非常多的现实问题:操作上手门槛高、内部推广效率低,让系统的使用效果无法真正的施展出来。如何帮助企业搭建更易上手、易推广的系统,发挥系统提效价值就显得至关重要,也是SaaS厂商提供专业帮助的服务之一。

总而言之,无论是什么类型的SaaS产品,都必须通过实施兑现价值。

做个简单的科普,SaaS的实施流程通常是:

1. 启动调研:启动会是为了在团队内部及与企业,对项目进入实施阶段达成一致,提高双方对项目实施的重视程度,提醒双方为接下来的协作与配合提供便利及优先级的安排,与此同时,实施团队会入驻企业,与企业展开更为细节的需求调研;

2. 方案确定:不同于售前环节的解决方案沟通,在实施阶段,是在实地调研后与企业探讨更为落地和具体的业务场景和解决方案,为接下来的系统配置提供框架性指导;

3. 配置培训:实施人员对系统进行人工操作配置,实施团队会帮助企业在其内部进行宣贯培训,帮助企业员工顺利上手操作系统,实施也能通过培训了解真实使用过程中的企业疑惑,方便再次对系统配置进行优化;

4. 上线运行:系统正式上线后,还要试运行2-3周,在此期间实施团队会观察系统运行情况,企业使用难易程度等,做最后的细节调试;

5. 项目验收:在系统稳定性和流畅度达到一定指标后以验证系统实施成功,双方确认系统交付完成;

6. 内审交接:确定实施过程结束后,企业可以根据实施过程体验及系统上线效果,填写实施满意度评分表,以便实施团队能改进实施流程,优化服务体验,之后就可以交接给CSM团队进入之后的服务环节了。

从专业的实施流程动作可以看出,SaaS实施交付是整个产品兑现价值最重要的环节,如果实施不成功,“上线即弃用”的例子也不在少数,不仅耽误企业业务开展,也使得SaaS品牌口碑折损,影响SaaS今后续费。

Moka作为一款HR SaaS,需要协调服务的职场角色众多,需要实现的交互功能复杂,尤其在校招时期更为特殊:面对形式繁杂的简历、海量的候选人、紧凑的宣讲会、遍布各地的校招站点……不仅对功能稳定性和流畅度提出挑战,更对SaaS实施团队提出更多考验。

3项注意4大亮点,保障校招系统顺利上线!-Moka智能化招聘系统

一、校招期,对实施交付提出的3大挑战

1. 周期短 时间紧

伴随着毕业季,每年的春招和秋招,已经成为企业固定下来的招聘动作。在招聘周期实际开始之前,企业内部早就开始对校招做以大量准备工作,面对大批量应届生和投递而来的简历,如何加快招聘流程速度,抢占先机,优中择优,则是企业核心竞争力之一。

聪明的企业会考虑:上系统!用数字化方式解决招聘效率难题。而通常有这一意识的时候,校招期往往近在眼前,这就意味着,从想法到了解再到落地,留给系统实际实施上线的时间非常短,这中间还要包含一系列上文提到的实施流程,确保在大量岗位开放招聘之前就得用上系统,实施团队可谓是真正的要与时间赛跑。

2. 项目难 任务重

企业不仅对系统上线时间有要求,最重要的是确保系统在校招期间稳定运行,才是提效关键。

校招期间简历量大,需要协作的人多,筛选简历就是个大难点,候选人的来源有哪些?宣讲会的签到情况如何查询统计?如何通过系统自动化的对院校、专业等基础信息进行筛选?如何精准的对面试、笔试进行批量邀约?如何自动触发阶段性交互操作?如何对接测评、视频、IM等企业原有的生态系统……这一系列复杂问题都对实施人员对校招场景和系统业务的串联能力,提出极高的要求。

3. 要求高 体验好

校招期也是企业绝对不会错过的雇主品牌宣传期,面对众多年轻候选人,先进的企业会将雇主品牌形象的塑造落实在各个细节之处。校招门户的搭建风格,招聘管理系统的操作流畅度,丰富功能带给应聘者们的体验感,往往是企业给候选人们建立的第一印象。

这些细节的塑造与维护,能从不经意间透露出企业对于人才的重视程度,随着一轮轮的校招,在学生群体内形成口碑效应,潜移默化的影响应届生们的就业决策,从而提高企业的招聘竞争力,获得源源不断的优质人才。

实施团队在照顾到系统带给候选人们的体验感同时,也需要考虑企业HR和用人经理使用系统的手上熟练度,好的系统能兼顾功能性和易用性,只有内部员工熟悉操作后,才能保证系统发挥提效价值。

除此之外,不光实施团队需要全力投入系统搭建,作为企业也需要为人力数字化落实提供良好的基础条件。

3项注意4大亮点,保障校招系统顺利上线!-Moka智能化招聘系统

二、校招期,企业在实施过程中需要注意以下3点

1. 确保团队配合度高

首先,企业内负责校招的对接人需要对校招流程有足够明确清晰的认知,对系统实施落地有经验和想法;其次,在企业内部达成系统上线共识,确保其他协作部门和资源支持配合到位;最后,需要提前和其他生态系统的供应商沟通确认对接形式和流程,降低沟通成本,提高协作效率,保证实施顺利推进。这些准备也是在实施阶段开启动会的价值所在。

2. 提供清晰校招规划

企业内部需要提前准备好完整的校招规划,如清晰的校招时间节点、校招目标、布局院校等等,企业只有先清楚自己的规划,才能方便实施给予更为针对性的落地解决方案,协助企业达成招聘目标。

3. 留有充足测试时间

系统配置端口需要时间,而预演、测试、熟悉系统整个运行过程更需要留有一段时间,面对大批量的数据涌入和流程操作,适当的冗余时间也给系统调试赢得充足的时间,尽可能在真实校招现场避免出现技术问题。所以企业一定要更早的提出整个校招规划,提前对接好SaaS供应商。

Moka作为全员体验更好的HR SaaS,在帮助企业搭建系统的过程中,也提供了极致体验感的实施服务。

三、Moka实施服务团队的4大关键亮点

关键词一:快速响应

通常需要1-2个月的实施周期,留给校招的时间要求往往只有20天左右。鉴于校招的特殊的时间周期,Moka实施团队对企业需求的响应速度也很迅速,达成合作意向后,就会安排专门的实施人员进驻企业,开始紧锣密鼓的校招需求调研阶段,和企业共同探讨业务场景和任务目标,主导项目实施规划,快速推进实施周期,落地最佳解决方案,确保企业准时准点顺利开展校园招募。

关键词二:经验丰富

Moka实施团队有大量的校招实施案例的积累,校招实施也有其特殊性存在:

● 学生自主性高:00后毕业生逐渐成为校招主力军,个性张扬、自主性强,校招期往往也是应届生们掌握更多主动权和优先权,面对各种企业的集中邀约,年轻人往往更青睐于自主预约面试、笔试时间,拒绝“被安排”;

● 生源渠道多样:包括宣讲会在内的生源的获取方式,除了安排候选人签到、现场投递、叫号面试、无领导小组讨论等场景操作外,会后HR如何查询各投递渠道数据,进行效果追溯,结果统计等都需要系统做好沉淀,并且除了宣讲会之外,企业还会根据校招实际效果临时加开现场投递,以及在社交平台上建立的毕业生求职群、贴吧、论坛、直播私域等招募渠道,都需要通过系统统计访问量和投递量,以便HR评估生源质量和效果;

● 校园大使解锁:校园大使是校招特有的招募者身份,通过和校园合作密切的知名大咖、学长前辈,能深入到学生团队内部,找到专业更对口、更优秀的学校生源,也能吸引更多学生了解企业岗位信息;

● 字段配置繁琐:校招场景下,企业往往更关注学生的教育经历、实习经历、院校得奖经历等在校活动背景,并且针对不同职位需要在校期间的特性也不同,这时系统上应聘登记表需要收集的结构化信息也需要实施团队做以相应的配置,制定针对性表单,还需从整体规划上考虑和其他生态系统集成,端口对接、账号权限把控等复杂细致的实施工作,这些都需要专业实施团队下场入驻,亲力亲为,才能顺利搭建好系统配置,让自动化技术顺利落实,提高招聘流程效率;

● 数据追踪复杂:由于校招涉及的流程环节复杂,参与人数众多,企业对过程数据追踪也提出更高的要求,各种基础条件维度的分析报表、渠道招募效果、投递过程转化、流程纰漏洞察、招聘目标完成度等各项数据的监控,都需要系统实时记录,而这些数据报表的呈现,也都需要通过实施人员和企业沟通后进行配置。

在无数家企业开展校招活动的背后,正是需要像Moka这样,对校招业务有真实、深刻理解的专业实施团队将系统稳定的配置、呈现,才能让错综复杂的流程环节顺利运行,全力辅助企业招新纳贤。

3项注意4大亮点,保障校招系统顺利上线!-Moka智能化招聘系统

关键词三:专注聚焦

专业的系统实施人员一定需要具备优秀的项目管理能力。

在真实的校招环境中,正因为招聘流程复杂,很多企业往往对“上系统”产生一劳永逸的期待,希望通过校招期的系统实施解决所有招聘难题,提出的业务需求重要但非紧急,甚至是不重要也不紧急。

这时,作为专业的Moka实施人员,会准确把握真实校招场景所遇到的项目难点,将企业的发散性思维聚焦于当下校招项目,帮助企业做好预期管理,合理排列功能上线优先级与时间规划,专注投入于校招项目,以保证系统如期上线使用。

关键词四:细致负责

一些具备数字化转型基础的大型企业,在做系统切换时的实施,也是较为普通的一种情况,由于旧系统高度定制化,在实施新系统时需要考虑的细节就更多了,最重要的是,内部员工对于旧系统的使用已经形成一定的习惯,切换系统意味着重新学习,上手操作。

如何让HR们快速熟练使用系统,事无巨细的Moka实施团队凭借“包教包会”的培训理念,帮助企业顺利上手操作系统,还会针对性设计测试题目,追踪培训及使用效果,以至顺利交接给CSM团队过渡到后续服务阶段。

面对业务线丰富的大型企业,还有更为艰巨的任务挑战。

Moka曾经在帮助国内某领头地产集团校招时,对方对雇主品牌要求极高,还提出贴合定制化的实施需求,集团内不同业态、事业部对校招的要求也不同,多志愿投递并行筛选、不同站点招聘阶段锁定、几百万历史简历同步导入后台等等个性化需求,需要Moka实施及产研团队在一个月内完成所有端口集成,为确保系统在真实校招场景下的顺利运行,Moka实施团队甚至到校招现场给予调试支持,以便应对突发情况。在校招结束后再由负责实施的人员针对各个参与角色、事业部门、重点模块撰写实施手册和使用工具包,帮助今后参与校招的所有角色都能顺利适应及使用系统。

校招是每家企业招聘的重要时期,甚至会影响企业阶段性的业务开展。让系统运行顺利,让企业使用顺畅是Moka实施团队的业务使命,具备专业的工作能力、负责的工作态度也是Moka实施团队对自身提出的基本要求。

Moka始终将“全员体验更好”的产品理念贯穿于整个服务过程中,也致力帮助更多HR提升职场幸福感与价值感,收获更愉悦的工作体验。

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