职场上如何与不善于倾听的人合作?

和完全不会倾听的人共事是一种挑战,包括同辈、年轻的同事、甚至老板。无论你的同事是打断你、闲扯、还是看起来心烦意乱或者总是等着轮到他们说话,所带来的影响都是一样的:你觉得不被倾听,误会和错误的几率也就上升了。有没有什么策略可以让你的同事更好地倾听你的意见?你是否应该和他们谈谈他们的糟糕的倾听技巧?传递信息的最佳方式是什么?

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专家说

与不会倾听的同事打交道不仅困难还令人沮丧,萨拜娜·纳瓦兹说,她是一家跨国公司的CEO和执行力方面的教练。“当某个人没有完全投入,就会影响你讲话内容的质量。”这样的经历会带来负面影响,如“导致你失去你的思路或者抑制你原本计划的沟通”。“你可能会陷入一场关于为什么会发生这种事的内心戏中”,她补充,“你可能会把它归咎到个人身上,认为,‘我的同事是如此傲慢’”。据克里斯汀·赖尔登所言,这类事件潜在的问题并不局限于“误解和艰难的感觉”。克里斯汀•赖尔登是艾德菲大学的校长和一名领导力方面的教练。不会倾听的同事还会“带来非常负面的后果,从运营的角度来看——因为项目没有被正确地执行,导致有很多错误发生”。因此,必须解决这个问题。

 

以下是一些与那些似乎不善于倾听别人的同事合作的策略:

考虑工作风格  

虽然你的一些同事可能是那些无法集中注意力的“太空学员”,但也有可能他们是更有视觉能力的人,很难处理口头指令。赖尔登说,“有些人属于视觉性的,有些人是口头派的”。她建议,“询问你的同事,他们更倾向于哪种接收信息的方式。可以说,‘我们能不能聊一聊,或者你更愿意把一些事情写下来。’”试着“灵活”一些,理解谈话的同事,纳瓦兹补充道,“你需要更有效地运用你同事的时间”。

反思自己的行为  

赖尔登说,忍耐不会倾听的同事的经验,通常会启发你拿对方“照镜子”,“问问自己,你是否是一个好的倾听者。”她补充,“糟糕的榜样和优秀的榜样一样具有启发性”。纳瓦兹说,作为这类自我反省的一部分,明智的做法是反思自己是如何进行专业性谈话,以及你能做些什么来改进。“也许你是一个漫谈者。也许你用数字来压倒你的听众。也许你需要讲更多的故事,”她说。借此机会“获取一些你自己交流风格的数据”,你就可以对你想要看到的行为进行建模。

演示同理心聆听  

赖尔登说,鼓励同事更好地倾听的一种方法是演示“同理心聆听”。真心尝试去明白他人意见的关键。纳瓦兹建议,在你的同事在说话时记笔记——简单的“一个或两个单词提醒”就足够了。“然后,当谈话中间有自然间歇时,确认你同事的主要观点,同时把你的想法融入到谈话中。”纳瓦兹说,这么做的目的是,“考虑你的听众”和“他们的想法”。

强调你的信息的重要性  

强调你的信息的重要性也可以帮助你。赖尔登建议,即使在开始一段对谈之前,也可以强调:“我有非常重要的事情要告诉你,我需要你的帮忙”。向你的同事传递了一个信号:他们应该放弃舞台,竖起耳朵。“应该加强他们的意识,让他们听得更仔细,”她说。赖尔登还建议,“多次、多种方式”表达你的观点,对你正在做的事情保持开放和明确的态度。“可以说,我想重复一次,因为我希望确保它已经被理解了。”然后你应该接着说,“这样说有意义么?”这样你就可以“确保你所说的已经被抓住了”。

厘定责任  

同样重要的是要让你的同事“负责”倾听,纳瓦兹说。举个例子,当和注意力分散的老板谈话时,她建议让领导“知道她有什么事情要做。”同时,在谈话的最后,有一个“可交付的”需要。你可以说,我有三种可行性方案想告诉你。最后,我希望你能在其中做出决定。”清晰你的优先事项,赖尔登说,如果你在和一个容易忘记某些谈话内容的同事打交道,你应该在“你同事的脑中”“设定时间线来锚定”你的期望。她说,“可以说,这个人物对于整个项目非常关键。你是否有个时间表来完成它。”

表示关心  

一个同事的坏行为通常是令人担忧的。纳瓦兹说,但是如果你从“同理心”和同情心的角度来理解这个问题,这件事就可以解决。你可以说,“你看上去似乎很忙。我能做些什么来减轻你的负担么,这样当我们谈话的时候你可以全心投入。”当然你的建议必须得真诚,否则听起来像是一种消极的攻击。同时,对这种办公室干扰要宽容。如果你的同事的手机一直在响,你也注意到他们的视线向这个方向转移,可以中止谈话,说,“你需不需要处理下”。也许答案会是,“不,我这就关机。”或者也可能会是,“是的,我想这是一个重要的电话,我们能不能等会再说?”

直接解决问题  

如果罪魁祸首是一个亲密的同事或上司,你和他的关系非常融洽,那么考虑直接解决这个问题,告诉他们,他们没有倾听别人说的话。一定要引用一个“同事没有倾听,对团队有负面影响的例子”,赖尔登说。但谨慎行事。”你真的需要和这个人保持积极的关系,这样才能有效,她补充,否则这个人最终将会变得有所防备。

提出社会契约  

如果问题持续存在,另一种选择是建立一种“社会契约”,将参数设置为“你的团队成员之间的互动方式,”赖尔登补充。通过将其提升到团队级别,这样就不是单独挑出一个人而是作为一个团队来达成契约。这一契约——应该经常更新——规定同事们都“不能主导谈话”,并给“每个人分享意见的机会”。这些协议在工作环境中发挥了最好的作用,因为从一开始就有个强大的、具备可支撑性的团队文化。赖尔登说,如果上级管理不存在,它就会崩塌。“这在功能失调的团队根本行不通。”如果你的团队属于这一类,避免这种共享选项,而是专注于如何改进你自己的个人交互。

 

要记住的原则  

应该

确保验证同事们的观点时,让他们感到被倾听和理解。

在开始谈话前强调你的信息的重要性:“我有重要的事情要说,我需要你的帮助。”

考虑一下为你的团队提供一份社会契约,这样就可以为同事之间的交流提供一些参数。

不应该  

忽略你同事在接收和处理信息方式上的偏好;有些人是口头的,有些是视觉的。

忽略你自己的沟通方式。反思如何最好地吸引同事的注意

害怕命令你的同事——但要以积极的方式去做。比如:“你好像心不在焉。”“有什么我可以帮忙的吗?”

 

案例学习1:强调你的信息的重要性,并以书面的形式跟进

吉姆·雅各布斯,是FocusInsite的总裁,一家位于宾夕法尼亚州西切斯特市的市场研究公司,他曾经和一名叫做盖瑞的同事一起工作,盖瑞不是一个好的倾听者。

“盖瑞喜欢听自己说话,”吉姆回忆道。“他还患有选择性失忆——我们会有一个很好的会议,制定一个计划,然后他就会‘忘记’我们谈论的内容。”

几年前,FocusInsite开展了一项大型市场调查研究,它需要从全国各地招募医生,病人和护理人员来了解特定的医疗条件。这是一个重要而又有利可图的机会,吉姆承受不起任何疏忽。交流上的一个疏忽可能给公司带来上万美元的损失——甚至是百万美元,如果考虑到一个客户的终身价值。

吉姆需要让盖瑞知道这项研究上的投入有多少。“我说,‘我们的目标是在某一特定日期招募一定数量的参与者。这是非常重要的,我们必须要达到这个。如果我们不这样做,结果就是:我们不仅得不到奖金,还会失去客户’”。

随后吉姆通过邮件跟踪联系盖瑞,以确保他的信息得以传达。他列出了项目的时间表和可交付成果。这是FocusInsite标准的做法。“每次会议结束后,无论谁主持会议,最后都会通过电子邮件将我们讨论内容的总结发送给每个人。我们使用Slack,因为那样,你可以看到整个过程”。

最后,为了确保盖瑞明白需要做些什么,吉姆对沟通的重要性进行了“坦率的交谈”。他和盖瑞的关系总的来说很好,但他还是很谨慎,为了不引起盖瑞的防备。“我说,‘让我告诉你一个以前的雇员,菲尔,因为他对任务不够上心,导致我们错过了最后期限。’我们本不应该为此买单,我们失去了客户。我们得到了教训。我尽量避免这样的情况发生,这就是为什么我需要你的帮助。”

通过这种方式让盖瑞感受到,吉姆对他和公司成功的在乎。“我想让他知道我在关注着他”。这个项目进展得很顺利,而盖瑞在倾听方面“绝对变得更好”。

 

案例学习2:表现出能鼓舞同事的同情与理解

在艾什·诺顿的早期职业生涯中,她曾与一位同事共事——我们称她为南希——很难集中注意力。

你不清楚南希是不会倾听,还是不想听到别人说话的内容,艾什说,“南希忘记事情并不重要;更重要的是,他们并不是她的优先选择,或者她没有把重点放在他们身上”。当时艾什是一家大概公司的实验室主管。“她只是真心认为她的方式是最好的、最简单的或者最便捷的。”

在南希听不懂的时候,她犯了一个非常重要的错误——“她犯了一个错误,同时还记录了一个符合标准的测量方法”——艾什知道需要做的事情。“这是一个相当简单的错误,”她回忆道,“但它可能会对公司产生重大的财务和监管影响。”

在她与南希进行谈话之前,艾什花了些时间准备她要说的内容。她反思了南希的动机以及自己该如何鼓励她能更好地关注。艾什说,“我意识到,南希的首要任务是为自己的工作感到骄傲和认可,因此通过做她自己的事情,觉得自己在发挥作用。”

这一发现帮助艾什有效地建立了对话。“我把讨论框定在,让南希明白我们认可并欣赏她的贡献——但他们不能孤立地做。”

南希和阿什共同制定了一项行动计划(包括日期和可交付成果),以帮助南希实现预期目标。随着时间的推移,南希改善了。

今天,艾什为工程师提供了领导力的发展。她帮助许多管理者去鼓励他们的同事学会倾听。她对他们的第一条忠告就是:首先倾听,你很容易假设别人不会倾听,但也许他们只是理解(你所说)内容的方式不同。或者他们有个不同的视角。所以确保你的思想是开放的,并且倾听别人的意见。

 

文章来源|儒思网

 

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